Audit fornitori in Cina, una espressione sempre più usata da chi avvia una importazione. Perchè oltre a offrire opportunità molto interessanti, una fornitura diretta dalla Cina comporta anche alcuni rischi. E’ fondamentale infatti verificare che le informazioni ricevute siano corrette e che il fornitore sia realmente in grado di rispettare gli impegni presi.
Un sito internet ben realizzato, un catalogo completo o una comunicazione commerciale efficace non sono sufficienti per valutare l’affidabilità di un’impresa. Per questa ragione, prima di versare un acconto o confermare un ordine importante, è opportuno effettuare un audit del fornitore cinese.
L’audit fornitori in Cina consente di ottenere una valutazione concreta dell’azienda, della sua struttura e delle sue capacità produttive. Non si basa soltanto sui documenti trasmessi dal fornitore, ma prevede una verifica diretta presso la sede o lo stabilimento produttivo.
Che cos’è un audit del fornitore in Cina?
L’audit è un controllo organizzato presso l’azienda cinese con cui si intende avviare una collaborazione. L’obiettivo è verificare la reale identità del fornitore, l’esistenza della struttura produttiva e le sue condizioni, la sua capacità di realizzare gli articoli richiesti direttamente.
Succede infatti che il fornitore con cui si ha a che fare non sia il produttore. Potrebbe essere un trader, che acquista da un produttore per rivendere al mercato, oppure una società votata al marketing estero che si appoggia interamente ad altri produttori, quindi senza un controllo reale della filiera. Sono realtà che non sono necessariamente negative ma è bene saperlo.
Durante l’audit al fornitore vengono raccolte informazioni sulla società, sul personale, sui macchinari, sui processi produttivi e sui sistemi di controllo della qualità. Quando necessario, possono essere esaminati anche i documenti societari, le certificazioni, le autorizzazioni e le procedure interne.
Al termine dell’attività viene preparata una relazione corredata da fotografie e osservazioni. Il cliente può così valutare il fornitore sulla base di elementi verificati direttamente, riducendo il rischio di prendere decisioni fondate esclusivamente su dichiarazioni commerciali.
Perché verificare un fornitore alla prima collaborazione?
Il primo ordine è generalmente il momento più delicato. Le parti non hanno ancora costruito un rapporto di fiducia e l’acquirente non conosce il reale funzionamento dell’azienda cinese.
Uno dei primi aspetti da verificare è se l’interlocutore sia un produttore o una società commerciale. Un trader non è necessariamente una scelta negativa: può offrire un assortimento più ampio, quantità minime inferiori e maggiore flessibilità. È però importante sapere con quale tipo di impresa si sta lavorando.
In alcuni casi, un’azienda può presentarsi come produttore pur affidando a terzi gran parte delle lavorazioni. Questa situazione può rendere più difficile controllare la qualità, conoscere l’origine dei prodotti e gestire eventuali non conformità.
L’audit permette inoltre di verificare se la sede indicata nei documenti corrisponde a quella effettiva e se lo stabilimento dispone di personale, attrezzature e capacità adeguati al volume dell’ordine previsto.
Quali aspetti vengono controllati?
L’audit fornitori in Cina può essere adattata al prodotto, al settore e alle caratteristiche della fornitura. In generale, la verifica può comprendere:
- controllo dell’identità e dei dati societari;
- verifica della sede operativa e dello stabilimento;
- valutazione delle dimensioni dell’azienda;
- numero indicativo degli addetti e organizzazione dei reparti;
- presenza e condizioni dei macchinari;
- capacità produttiva dichiarata e capacità effettiva;
- gestione delle materie prime e dei componenti;
- organizzazione del magazzino;
- procedure di controllo della qualità;
- tracciabilità dei prodotti e dei lotti;
- gestione dei prodotti non conformi;
- verifica delle certificazioni disponibili;
- eventuale utilizzo di subfornitori;
- esperienza nell’esportazione verso l’Italia e l’Unione europea;
- condizioni generali di sicurezza e organizzazione dello stabilimento.
Il controllo può essere approfondito sulla base delle necessità del cliente. Per alcuni prodotti sarà essenziale verificare i macchinari e i test di laboratorio; per altri sarà più importante controllare l’origine dei materiali, le certificazioni o la capacità di rispettare determinati standard tecnici.
Audit e controllo qualità non sono la stessa cosa
È importante distinguere l’audit del fornitore dall’ispezione della merce.
L’audit valuta principalmente l’azienda e la sua organizzazione. Serve a capire chi è il fornitore, come lavora e se possiede le risorse necessarie per gestire il progetto.
L’ispezione qualità, invece, riguarda uno specifico ordine e verifica che i prodotti realizzati siano conformi alle caratteristiche concordate. Può essere effettuata durante la produzione oppure prima della spedizione.
Le due attività sono complementari. Un fornitore ben organizzato può commettere errori su una determinata produzione, mentre un campione apparentemente perfetto non dimostra necessariamente che l’azienda sia in grado di mantenere lo stesso livello qualitativo su grandi quantità.
Per le prime forniture dalla Cina, la soluzione più prudente consiste quindi nel verificare inizialmente il produttore e controllare successivamente la merce prima della partenza.
Quali rischi permette di ridurre?
Un audit non può eliminare ogni possibile problema, ma consente di ridurre sensibilmente i rischi più comuni legati a una nuova collaborazione.
Può evitare, ad esempio, di affidare un ordine a un’azienda priva della capacità produttiva dichiarata o a un intermediario che non controlla direttamente la fabbricazione. Può inoltre evidenziare una gestione insufficiente della qualità, macchinari inadeguati, condizioni di lavoro poco organizzate o una dipendenza eccessiva da subfornitori non dichiarati.
Queste informazioni sono particolarmente importanti quando il prodotto deve rispettare requisiti tecnici, normativi o di sicurezza previsti dal mercato europeo. La presenza di un certificato, infatti, non dimostra automaticamente che tutti gli articoli realizzati dal fornitore siano conformi. È necessario verificare che i documenti siano pertinenti al prodotto acquistato, validi e riconducibili all’azienda e ai modelli interessati.
Individuare una criticità prima dell’ordine permette di modificare le condizioni contrattuali, richiedere ulteriori garanzie, introdurre controlli aggiuntivi oppure scegliere un altro fornitore. Scoprire lo stesso problema dopo il pagamento o dopo l’arrivo della merce in Italia può invece comportare costi molto più elevati.
L’audit come strumento di selezione e negoziazione
La verifica non deve essere considerata soltanto come un’attività difensiva. Può diventare anche uno strumento utile per scegliere tra più aziende e impostare meglio la trattativa.
Conoscere la struttura del produttore aiuta a comprendere quali lavorazioni vengono effettuate internamente, quali personalizzazioni sono possibili e quali quantità possono essere gestite senza compromettere i tempi di consegna.
Le informazioni raccolte possono inoltre essere utilizzate per definire specifiche tecniche più precise, concordare i controlli da effettuare durante la produzione e stabilire responsabilità chiare in caso di difetti o ritardi.
Un fornitore serio, normalmente, comprende l’esigenza del cliente di effettuare una verifica. Al contrario, una resistenza ingiustificata all’accesso allo stabilimento o alla presentazione dei documenti dovrebbe essere valutata con attenzione.
Quando è consigliabile effettuare l’audit?
L’audit è particolarmente consigliato quando:
- si lavora per la prima volta con un fornitore;
- l’ordine richiede un investimento rilevante;
- il prodotto è realizzato su specifiche del cliente;
- sono previsti stampi, attrezzature o componenti personalizzati;
- la merce deve rispettare requisiti tecnici o normativi europei;
- il produttore richiede un acconto consistente;
- esistono dubbi sull’identità o sulla natura dell’azienda;
- la fornitura è destinata a diventare continuativa.
Il costo della verifica rappresenta generalmente una quota limitata rispetto al valore economico di un ordine non conforme, di una produzione in ritardo o di una merce che non può essere commercializzata.
Il supporto di Mandarina Servizi
Mandarina Servizi assiste le aziende italiane nella ricerca, selezione e verifica di produttori cinesi. Grazie alla presenza operativa in Cina, possiamo organizzare audit presso le aziende selezionate e raccogliere informazioni concrete sulla loro struttura, capacità produttiva e organizzazione interna.
Il servizio può essere configurato in funzione del prodotto e delle esigenze del cliente. Al termine della verifica viene fornito un rapporto con fotografie, dati raccolti e osservazioni utili alla valutazione del fornitore.
Possiamo inoltre seguire le fasi successive del progetto: richiesta e valutazione dei campioni, negoziazione, definizione delle specifiche, contratti in lingua cinese, controllo della produzione, ispezione finale e organizzazione della spedizione.
Se stai programmando nuove forniture dalla Cina e vuoi verificare un produttore prima di confermare l’ordine, contatta Mandarina Servizi. Analizzeremo il progetto e individueremo il tipo di audit più adatto alle caratteristiche della tua fornitura.
Chat su WhatsApp 